【伝え方のコツ】相手に求められている情報をピンポイントで伝える方法

こんにちは！今回は、「相手に求められている情報をピンポイントで伝える方法」をご紹介します！

この記事では、以下の内容についてお話します。

- 伝え方が上手な人が実践している6つのコツ

- それぞれのコツの具体例と実践方法

- 伝え方を上達させるための練習方法

この記事を読めば、相手に求められている情報を的確に伝えることができるようになります！ぜひ最後までお付き合いください！

【伝え方のコツ①】相手の前提を理解する

- 相手には相手の世界があることを意識する
- 情報・解釈力・価値観の3つの観点で相手と自分との差を把握する

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、まず相手の前提を理解することが大切です。相手には相手の世界があり、自分とは異なる情報や解釈力や価値観を持っています。そのため、自分が当たり前だと思っていることでも、相手にとっては新しいことや難しいことや興味のないことかもしれません。

例えば、あなたがプログラミングに詳しくて、相手が初心者だった場合、あなたが使っている専門用語やコードやロジックは、相手にとっては理解できないかもしれません。

その場合、あなたは相手に合わせて言葉や表現を変えたり、図や例え話を使ったりして、相手が理解しやすくする必要があります。

逆に、あなたが初心者で、相手がプログラミングに詳しかった場合、あなたが知りたいことは、相手にとっては当たり前すぎて答えにくいかもしれません。

その場合、あなたは自分のレベルや目的や疑問点を明確に伝えたり、具体的な質問をしたりして、相手が答えやすくする必要があります。

このように、相手の前提を理解することで、自分と相手との情報や解釈力や価値観の差を把握し、それに応じて伝え方を調整することができます。

【伝え方のコツ②】結論を最初に言い切る

- 相手が知りたいことは何かを考える
- 結論を一言で言ってから詳細を説明する

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、次に結論を最初に言い切ることが大切です。結論とは、あなたが伝えたいメッセージや答えや意見や提案です。結論を最初に言うことで、以下のようなメリットがあります。

- 相手の注意や興味を引く

- 相手の理解や納得を促す

- 相手の記憶に残る

例えば、あなたが上司にプロジェクトの進捗報告をする場合、以下のように結論を最初に言ってから詳細を説明すると効果的です。

「プロジェクトは予定通りに進んでおり、来週の納期に間に合います。今日は、これまでの成果物と今後のスケジュールについてお伝えします。」

このように結論を最初に言うことで、上司はプロジェクトの状況をすぐに把握でき、安心できます。また、あなたが話す内容に関心を持ちやすくなります。さらに、あなたが話した結論が上司の記憶に残りやすくなります。

【伝え方のコツ③】結論を一言にまとめる

- 結論をシンプルで明確にする
- 結論に含めるべき要素は「何・どう・なぜ」の3つ

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、さらに結論を一言にまとめることが大切です。結論を一言にまとめることで、以下のようなメリットがあります。

- 相手が理解しやすくなる

- 相手が覚えやすくなる

- 相手が反応しやすくなる

例えば、あなたが友人に映画の感想を伝える場合、以下のように結論を一言にまとめると効果的です。

「この映画は感動的で面白かったよ。主人公が自分の夢を追いかけて困難を乗り越えていく姿がすごく魅力的だったから。」

このように結論を一言にまとめることで、友人はあなたの感想を簡単に理解できます。また、あなたの感想が友人の記憶に残りやすくなります。さらに、友人はあなたの感想に対してコメントしやすくなります。

結論を一言にまとめるときは、「何・どう・なぜ」の3つの要素を含めることがポイントです。

「何」はあなたが伝えたいテーマやトピックです。

「どう」はあなたがそのテーマやトピックに対してどう思っているかです。

「なぜ」はあなたがそう思っている理由や根拠です。これらの要素を明確にすることで、相手に求められている情報をピンポイントで伝えることができます。

【伝え方のコツ④】結論を支える「根拠」を考える

- 根拠とは、あなたの結論を裏付けるデータや事実や証拠や例です。
- 根拠を示すことで、相手の信頼や納得を得ることができます。
- 根拠は、相手が知っているものや関心があるものや重要だと感じるものを選ぶことがポイントです。

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、さらに結論を支える「根拠」を考える

- 根拠とは、あなたの結論を裏付けるデータや事実や証拠や例です。

- 根拠を示すことで、相手の信頼や納得を得ることができます。

- 根拠は、相手が知っているものや関心があるものや重要だと感じるものを選ぶことがポイントです。

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、さらに結論を支える「根拠」を考えることが大切です。根拠とは、あなたの結論を裏付けるデータや事実や証拠や例です。根拠を示すことで、相手の信頼や納得を得ることができます。

例えば、あなたが同僚に新しいプロジェクトの提案をする場合、以下のように根拠を示すと効果的です。

「このプロジェクトは市場調査に基づいています。現在、私たちのターゲット層である20代女性は、オンラインショッピングに対して高い関心と消費意欲を持っています。しかし、彼女たちは商品の品質やサイズ感に不安を感じており、返品や交換の手間や費用に悩んでいます。そこで、私たちは商品の試着サービスを提供することで、彼女たちの不安を解消し、購入率を高めることができます。」

このように根拠を示すことで、同僚はあなたの提案が現実的で有効であることを理解できます。また、あなたの提案に対して賛成や協力しやすくなります。

根拠を選ぶときは、相手が知っているものや関心があるものや重要だと感じるものを選ぶことがポイントです。

相手にとって無関係や当たり前や疑わしいものは、根拠として弱くなります。逆に、相手にとって新鮮や興味深いや説得力のあるものは、根拠として強くなります。

【伝え方のコツ⑤】相手の立場で考える

- 相手が何を求めているか・何に困っているか・何に喜ぶかを想像する
- 相手にメリットや解決策や提案を伝える
- 相手に感謝や共感や尊敬を表現する

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、さらに相手の立場で考えることが大切です。相手の立場で考えるとは、相手が何を求めているか・何に困っているか・何に喜ぶかを想像することです。相手の立場で考えることで、以下のようなメリットがあります。

- 相手に必要な情報だけを伝えることができる

- 相手に価値ある情報を伝えることができる

- 相手との関係を良好にすることができる

例えば、あなたがお客様に商品の説明をする場合、以下のように相手の立場で考えると効果的です。

「この商品は、あなたのお悩みを解決することができます。この商品は、天然成分で作られたオーガニックな化粧品です。あなたは、お肌のトラブルやアレルギーにお困りではありませんか？この商品は、お肌に優しく、保湿や美白の効果があります。あなたは、お肌がツルツルになって、自信を持ってお出かけできます。この商品は、今なら特別価格でご提供しています。ぜひお試しください。」

このように相手の立場で考えることで、お客様はあなたが自分のことを理解してくれていると感じます。

また、あなたが伝える商品のメリットや解決策や提案に興味を持ちやすくなります。さらに、あなたに感謝や共感や尊敬を抱きやすくなります。

【伝え方のコツ⑥】具体的に語る（数字、ストーリー）

- 具体的に語るとは、数字やストーリーなどを使って、情報を分かりやすく伝えることです。
- 具体的に語ることで、相手のイメージや感情を刺激することができます。
- 具体的に語るときは、相手に関係するものや興味深いものや印象的なものを選ぶことがポイントです。

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、さらに具体的に語ることが大切です。具体的に語るとは、数字やストーリーなどを使って、情報を分かりやすく伝えることです。具体的に語ることで、以下のようなメリットがあります。

- 相手が理解しやすくなる

- 相手が記憶しやすくなる

- 相手が感動しやすくなる

例えば、あなたが子供に歴史の話をする場合、以下のように具体的に語ると効果的です。

「昔ね、日本では戦国時代という時代あったんだよ。戦国時代ていうのは、日本中が戦争でひどい状態だった時代なんだ。その時代には、強い武将たちがいたんだよ。

その中でも一番有名なのが、「織田信長」って人なんだ。

織田信長は、日本を統一しようとした人でね。

彼は、天下布武（てんかふぶ）という言葉を掲げて、日本中を戦い回ったんだ。彼は、普通の人では考えられないような斬新な戦術や方法をしたんだよ。

例えば、鉄砲を大量に使ったり、敵味方関係なく焼き討ちしたりしたんだ。そんなことしたらから、多くの人から恐れられたり嫌われたんだけど、同時に多くの人から尊敬されたり慕われたりしんだね。「魔王」と呼ばれたり、「天下人」と呼ばれたりしてさ。織田信長は日本の歴史に大きな影響を与えた人物なんだ。」

このように具体的に語ることで、子供はあなたの話に惹きつけられます。また、あなたの話した数字やストーリーが子供の記憶に残りやすくなります。

さらに、子供はあなたの話した人物や出来事に感動しやすくなります。

具体的に語るときは、相手に関係するものや興味深いものや印象的なものを選ぶことがポイントです。相手にとって無関係や退屈や平凡なものは、具体的に語っても効果がありません。

逆に、相手にとって関係あるや面白いや驚くべきものは、具体的に語ることで効果が倍増します。

【伝え方のコツ⑥】要約やまとめを入れる

- 要約やまとめとは、あなたが伝えたい情報の概要や結論を再度伝えることです。
- 要約やまとめを入れることで、相手の理解や記憶を強化することができます。
- 要約やまとめを入れるときは、あなたが伝えたいメッセージやポイントを簡潔にまとめることがポイントです。

相手に求められている情報をピンポイントで伝えるためには、最後に要約やまとめを入れることが大切です。要約やまとめとは、あなたが伝えたい情報の概要や結論を再度伝えることです。要約やまとめを入れることで、以下のようなメリットがあります。

- 相手が理解しやすくなる

- 相手が記憶しやすくなる

- 相手が行動しやすくなる

例えば、あなたがブログ記事を書く場合、以下のように要約やまとめを入れると効果的です。

「今回は、「相手に求められている情報をピンポイントで伝える方法」をご紹介しました。この方法は、以下の6つのコツから成り立っています。

- 相手の前提を理解する

- 結論を最初に言い切る

- 結論を一言にまとめる

- 結論を支える「根拠」を考える

- 相手の立場で考える

- 具体的に語る（数字、ストーリー）

これらのコツを実践することで、相手に求められている情報をピンポイントで伝えることができます。ぜひ試してみてください！」

このように要約やまとめを入れることで、読者はあなたが伝えたい情報の概要や結論を再度確認できます。

また、あなたが伝えたいメッセージやポイントが読者の記憶に残りやすくなります。さらに、読者はあなたが提案した方法を実践しやすくなります。

要約やまとめを入れるときは、あなたが伝えたいメッセージやポイントを簡潔にまとめることがポイントです。

長くて複雑な要約やまとめは、読者にとって負担になります。逆に、短くてシンプルな要約やまとめは、読者にとって快適になります。

この記事を参考にして、あなたも伝え方の上手なってください！

最後までお読みいただきありがとうございました。